岗位职责（董事会办公室专员）：
一、会议支持与执行
1. 会议筹备
- 协助安排董事会、专业委员会及股东大会的日程，协调参会人员时间，预订会议室及设备。
- 准备会议材料（如议程草案、议案初稿、数据报表等），并确保材料及时分发至董事及高管。
2. 会务执行
- 现场布置会议设备（投影、录音、投票系统等），登记参会人员，协助处理临时需求。
- 负责会议签到、文件递送、茶水服务等后勤保障工作。
3. 记录与归档
- 协助记录会议要点（非正式记录），整理会议录音或速记内容，形成初稿供董事会秘书审核。
- 归档会议决议、签字文件及相关材料，维护电子及纸质档案系统。
二、文件处理与合规辅助
1. 文档起草与流转
- 协助起草董事会决议、会议纪要、股东通知等基础文件模板，经审核后正式发布。
- 负责文件流转的跟踪，确保董事签字、用印流程的及时完成。
2. 合规协助
- 协助收集监管要求的备案材料（如董事变更、股权变动等），跟进工商登记或证券监管部门的信息报备。
- 定期整理法律法规更新摘要，提示董事会秘书关注重点变化。
3. 信息披露支持
- 协助上市公司编制定期报告（如年报、季报）的初稿，核对基础数据与格式。
- 维护投资者关系管理平台，处理股东名册更新、分红派息记录等事务性工作。
三、行政与沟通协调
1. 日常行政
- 管理董事会办公室的日常行政事务，如办公用品采购、费用报销、差旅安排等。
- 维护董事及高管通讯录，处理日常邮件、电话接转及来访接待。
2. 跨部门协作
- 对接公司内部部门（如财务、法务、业务部门），收集董事会决策所需的经营数据或专项报告。
- 协助协调董事调研、考察活动的行程安排与资料准备。
3. 股东与投资者服务
- 协助处理股东基础咨询（如分红查询、会议参与方式），整理股东提案或建议并上报。
- 参与股东大会的现场会务工作，如资料发放、投票统计辅助等。
四、档案与信息管理
1. 档案维护
- 管理董事会相关档案（如会议记录、决议、公司章程、董事履历），确保分类清晰、调阅便捷。
- 定期备份电子档案，维护董事会信息系统的数据安全。
2. 信息收集与整理
- 收集行业动态、监管政策、竞争对手信息等，汇总形成简报供董事会参考。
- 维护公司治理相关数据库（如董事履职记录、关联交易台账）。
五、专项任务支持
1. 资本运作协助
- 参与IPO、并购重组等项目的资料整理、文件核对及流程跟进。
- 协助准备董事会决策所需的尽调报告、交易协议摘要等。
2. 培训与活动组织
- 协助筹备董事培训、治理研讨会等活动，负责场地预定、材料印制及签到管理。
岗位职责：
1、执行能力：高效处理事务性工作，注重细节与时效性。
2、办公技能：熟练使用Office办公软件（如Excel数据分析、PPT制作）、OA系统及档案管理工具。
3、沟通协调：具备跨部门协作能力，能妥善处理多方需求。
4、保密意识：严格保守公司机密，熟悉内幕信息管理要求。