招标代理办公室行政岗位职责

一、职位概述

招标代理办公室行政岗位是确保招标代理业务顺利进行的重要支持角色。该岗位主要负责办公室日常行政管理、文档管理、信息沟通协调以及支持招标代理业务的相关行政工作。通过高效、细致的行政服务，为招标代理工作的顺利开展提供有力保障。

二、主要职责

1. 办公室日常行政管理
- 维护办公室环境整洁，确保办公设施设备的正常运行。
- 安排并管理办公室日常用品的采购、分发及库存控制。
- 制定并执行办公室管理制度，如考勤管理、来访接待流程等。
- 协调处理办公室突发事件，保障办公秩序。

2. 文档管理
- 负责招标代理项目的文件归档、整理和保管工作，确保文档的完整性和安全性。
- 协助编制招标代理业务相关的报告、计划、总结等文件。
- 管理招标公告、招标文件、投标文件等各类文档，确保信息的准确性和可追溯性。

3. 信息沟通协调
- 作为招标代理团队与内部其他部门及外部客户之间的桥梁，负责信息的传递与沟通。
- 接收并处理客户咨询、投诉及建议，及时反馈给相关部门并跟踪处理结果。
- 协助组织内部会议及与外部合作伙伴的会议，确保会议顺利进行并记录会议纪要。

4. 支持招标代理业务
- 协助招标代理团队准备招标文件、招标公告等，确保符合相关法律法规要求。
- 跟踪招标进度，提醒团队成员按时完成各阶段任务。
- 协助处理投标文件的接收、审核及归档工作，确保投标过程的合规性。

5. 持续优化与改进
- 关注行业动态及政策变化，及时调整办公室行政管理策略。
- 收集并分析行政工作数据，提出优化建议，提高工作效率。
- 定期评估行政服务质量，与团队成员共同制定改进措施。

三、任职要求

1. 学历要求：本科及以上学历，行政管理、商务管理等相关专业优先。
2. 工作经验要求：具有2年以上行政管理工作经验，熟悉招标代理业务流程者优先。
3. 技能要求：具备良好的沟通协调能力、文档管理能力及数据分析能力；熟练使用Office等办公软件。
4. 素质要求：责任心强，细心认真，具备良好的团队合作精神和服务意识。
5. 其他要求：了解相关法律法规，具备较好的抗压能力。

四、工作关系

- 内部关系：与招标代理团队、财务部、法务部等部门保持紧密合作。
- 外部关系：与客户、供应商及合作伙伴保持良好沟通，维护公司形象。

通过履行上述职责，招标代理办公室行政岗位将为招标代理工作的顺利开展提供坚实的行政支持，助力公司业务的持续发展和优化。