岗位职责
1. 文档与资料管理
接收、登记、分发、寄送各类信件、快递和文件。
整理、归档、扫描、复印、打印各类文件和资料（纸质和电子版），确保信息有序且易于查找。
维护和更新各类档案、数据库、通讯录和员工信息（在授权范围内）。
协助准备报告、演示文稿、信函、通知等基础行政文书。
2. 日常行政事务支持：
前台接待：接听、转接电话，礼貌接待来访客人，处理基本问询，引导访客。
办公用品管理：负责办公用品的采购申请、领取、发放、库存盘点和管理，确保及时补给。
设备维护协调：协助协调办公设备（如打印机、复印机、传真机、饮水机等）的报修、维护和基础故障排除。
费用报销支持：协助收集、整理员工日常费用报销单据（如交通、餐饮、办公用品等），进行初步核对和登记。
基础数据录入与统计：按要求进行基础数据录入、整理和简单统计工作。
3. 会议与活动协调：
协助预订会议室，准备会议所需设备（投影仪、电话会议等）。
协助布置会议室，准备茶水、名牌、会议资料等。
做好会议记录（基础性），并按要求整理会议纪要。
协助安排员工出差行程（如机票、酒店预订等基础性工作）。
协助筹备和执行公司内部小型活动或团建（场地布置、物料准备等）。
4. 办公环境维护：
监督办公区域的清洁卫生状况，与保洁人员保持沟通。
维护办公区域的整洁有序，营造良好的工作环境。
监督并执行公司基本的行政管理制度（如工位管理、安全规定等）。
5. 跨部门沟通与协作：
作为行政团队与其他部门之间的沟通桥梁，传递信息。
协助处理部门间的协调事宜，提供必要的行政支持。
关键素质与技能要求
细致认真：处理大量琐碎事务，要求极高的准确性和条理性。
沟通能力：良好的口头和书面沟通能力，能有效与内外部人员交流。
服务意识：积极主动，乐于助人，具备良好的客户服务精神。
责任心：对工作负责，能按时保质完成任务。
保密意识：能妥善处理公司内部敏感信息。
基础办公软件：熟练掌握 Word, Excel, PowerPoint, Outlook 等办公软件。
团队合作：能与团队成员有效协作。