电子邮件作为商务沟通方式中最普遍的一种，看似简单的一封邮件，却存在着很多小细节。如果我们在工作中没有注意到这些小细节，很有可能会使自己的专业知识和职业素养大打折扣，从而降低在别人心目中的位置。那么，作为职场人，你应该掌握哪些商务邮件撰写、发送、接收小技巧呢?

1、了解发送、抄送、密送的区别

发送，主要指需要受理你所反馈的邮件，即邮件所涉及的主要问题人，需要对方予以回应；抄送，是指除了发送人以外，还需要其他人知道，但这些人不需要对邮件予以回应；密送，主要是指收信人不知道你发给了其他人，这个可能用在非常规场合。

以上发送和抄送中，需要各收件人按照一定顺序进行排列，比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。同时转发邮件时要突出信息，还要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

2、邮件主体，言简意赅

商务邮件主体部分，主要包括：标题、称呼/问候语、正文内容、结尾签名等部分，每个部分均有诸多注意事项。

①标题部分：不要出现空白标题，否则收件人可能会忽略或删除你的电子邮件；标题简单明了，以免出现省略号等，影响收件人的阅读体验；标题要真实反映文章的内容和重要性，使用清晰而有意义的主题句。切忌使用含义不清的标题，也不要用无实际内容的主题。可适当使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别不要随便用“紧急”之类的字眼。

②称呼、问候语部分：应恰当地称呼收件者，不卑不亢，拿捏尺度。比如：“x先生”、“x小姐”等均可。最简单的问候语便是：“Hi”或“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

③正文部分：商务邮件正文部分要求简明扼要、行文通顺。若对方不认识你，第一件事应当说明自己的身份，姓名或你所代表的企业名，以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。同时，正文内容部分建议大家分条例进行反馈，比如：1、2、3、4......可以把本次邮件的核心目的表述清楚。

另外，当本邮件中想要强调某事时，可以略微使用粗体、斜体、下划线或加大字号等手段对一些信息进行提示，切记不要使用红色字体（红色字尽量避免使用，尤其接收方是美国人时）。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

④结尾签名部分：当正文写完之后，不要忘记结尾签名部分，这样对方可以清楚的知道发件人的信息。此时需要注意的是，签名信息不宜过多，一般以姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息为主，一般不超过4行。

3、注重行文规范，提升邮件的专业性

发邮件是一件特别正式的沟通手段，一定不能出现错别字、多字、少字、标点符号使用不当、字体字号不规范等现象。因此，在邮件撰写完成后，可以自己通读一遍，一方面排查是否出现以上低级错误，另一方面可以体会下自己的邮件主题是否明确，是否达到了沟通的目的，没有的话可以立即进行修改。

4、与发送邮件类似，回复邮件同等重要

发送Email重要，回复Email也同样重要，这里也有着不能忽视的规则。比如：及时回复，当收到重要Email后，应即刻回复对方，这是对他人的尊重。比较合适的回复时间是2小时内，对于一些优先级低的邮件可集中在特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”云云。如果需要进行针对性回复时，建议大家最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案，回复不少于10个字，显示出你的尊重。

一封精准、正确合理的商务邮件，不仅可以把有价值的信息提供给需要的人，而且还能节省对方很多时间和沟通成本，从而在对方的心目中树立专业、干练的职场形象，帮助我们的职场生涯越来越顺。