岗位职责：一、岗位核心定位角色价值：作为商业集团综合部行政工作的执行者，负责日常事务管理、资源协调、流程优化等工作，确保集团运营高效有序，为各部门提供强有力的支持。汇报关系：向综合部经理汇报，协同人力资源、财务、法务等职能部门开展工作。二、核心职责拆解1. 日常行政管理文件管理：负责集团文件归档与流转，确保重要文件（如合同、报告）传递及时率达到100%，并建立电子化档案库。会议组织：安排集团高层会议（如周例会、月度经营分析会），包括会议室预订、会议纪要整理及分发，确保会议决议跟进率≥95%。办公环境管理：监督办公区域卫生、设备维护（如打印机、空调），确保员工满意度≥85%。2. 行政支持与资源协调差旅管理：为高管及部门负责人预订差旅（机票、酒店），优化差旅成本（如年度差旅费用同比下降5%-8%）。物资采购：负责集团办公用品、固定资产的采购与分发，确保采购周期≤7天，供应商满意度≥90%。接待服务：接待外部客户及合作伙伴，制定接待方案（如会议室布置、茶歇安排），提升集团品牌形象。3. 流程优化与制度执行流程梳理：协助综合部经理优化行政流程（如报销审批、合同盖章），将平均审批周期缩短20%。制度宣贯：组织新员工入职培训，讲解集团行政管理制度（如考勤、用车规范），确保培训覆盖率100%。数据统计：定期统计行政费用（如水电费、物业费），编制月度报告，提出降本增效建议。4. 数据管理与信息化支持数据统计：每月统计集团行政费用（如差旅费、办公用品采购费），编制月度报告，提出降本增效建议。信息化工具应用：推动OA系统、ERP系统的日常使用，确保员工系统登录率≥95%，并协助解决系统使用问题。数据安全：协助IT部门定期备份集团重要数据，确保数据完整性与安全性。5. 对外联络与公共关系维护供应商管理：建立并维护行政服务供应商名录（如保洁、绿植租赁），定期评估服务质量，确保续签率≥80%。政府关系：协助综合部经理处理与政府部门、行业协会的日常沟通，确保信息传递及时率100%。公益活动：组织集团公益活动（如捐赠、志愿者服务），提升集团社会形象。三、任职资格画像硬性要求工作经验：3年以上行政管理或综合助理经验，有商业集团大中型企业工作背景者优先。专业技能：熟练使用Office办公软件（Word、Excel、PPT），掌握OA系统或ERP系统操作。学历背景：本科及以上学历，行政管理、工商管理等相关专业优先。软性素质沟通协调能力：能够高效协调各部门资源，解决跨部门问题，确保任务按时完成。服务意识：具备较强的服务意识，能够主动发现并满足集团内部需求。抗压能力：能够在高强度工作环境下保持高效运转，处理多任务并行。细节把控能力：注重细节，能够确保文件、会议、接待等工作无差错。四、胜任力评估模型1、能力维度 评估指标 权重2、行政支持效率 行政任务完成率≥95% 25%3、沟通协调能力 跨部门问题解决及时率≥90% 20%4、数据管理能力 行政费用统计偏差率≤5% 15%5、流程优化能力 提出的流程优化建议采纳率≥20% 15%6、服务满意度 内部员工对行政服务评分≥4.2/5.0 10%7.抗压能力 高峰期任务完成无延误 10%8.创新意识 提出并被采纳的创新建议≥1项/季度 5%五、职业发展路径纵向晋升：综合部经理→综合管理中心总监横向拓展：转型为人力资源专员、法务助理或项目运营支持岗位专业深耕：成为行政管理专家（如流程优化、资源整合方向）六、行业趋势应对策略数字化办公：掌握OA系统、ERP系统的深度应用，推动无纸化办公，提升行政效率。成本控制：通过集中采购、供应商谈判等方式降低行政费用（如年度办公用品采购成本下降10%）。服务升级：引入智能化办公设备（如智能会议系统、无人快递柜），提升员工体验。绿色办公：推行环保政策（如垃圾分类、节能设备使用），打造绿色企业形象。七、典型工作场景示例场景1：集团高层临时决定召开紧急会议，需在2小时内完成会议室布置与资料准备执行路径：① 确认参会人员名单，发送会议通知并确认出席情况② 调配会议室资源，确保设备（投影仪、音响）正常运行③ 收集并打印会议资料，确保每份文件无错漏④ 安排茶歇服务，确保会议期间物资充足场景2：集团年度行政费用超支10%，需提出优化方案应对措施：① 分析费用构成，识别高占比项目（如差旅费、办公用品采购费）② 与供应商谈判，争取更优惠的采购价格（如年度合同续签折扣≥5%）③ 推行电子化办公，减少纸质文件打印量（如打印成本下降20%）④ 提议高层审批新增费用预算，确保资金使用合理性场景3：接待政府领导参观集团总部，需展示企业形象与文化执行路径：① 制定接待方案，包括参观路线、讲解内容、茶歇安排② 协调各部门准备展示材料（如企业宣传册、案例成果）③ 安排专人负责摄影与记录，形成新闻稿发布至集团官网④ 收集领导反馈，优化后续接待流程八、总结商业集团综合部行政助理岗位是集团高效运转的重要支撑角色，要求具备扎实的行政管理能力、出色的沟通协调能力以及灵活的问题解决能力，通过数字化工具应用、成本控制与服务升级。
