邮件已经成为职场人对内汇报、对外沟通的常用沟通工具，相较微信、QQ等社交软件，邮件属于比较正式的沟通方式，可以传递出较复杂的信息，便于查询和保存沟通记录。规范化邮件会给领导或者客户一种专业化的职场形象，往往会带来很多额外福利。那么，规范化办公邮件需要注意哪些细节呢？今天就给大家分享五个办公邮件规范化书写建议。

一、办公邮件主题规范

公司领导或者客户，每天需要在常规工作安排之外处理数十封办公邮件，时间短、任务重，如果你发的邮件没有主题或者主题冗杂，会造成对方的阅读困难，不能第一时间洞悉你的意图，就会导致你的邮件正文被对方忽略掉。

针对这种情况，建议大家在撰写办公邮件时，一定要注明邮件主题，内容简短，但却能表述出此封邮件的核心目的。比如：某某项目6月份文案需求。这样做方便对方权衡邮件的轻重缓急，分时段安排处理。

二、办公邮件正文规范

对于办公邮件而言，正文通常包含三个部分，即对方称呼、邮件正文、结尾签名。

对方称呼看似简单，实则存在许多陷阱，太随意会让人觉得不够严谨和专业，太亲切会让人产生套近乎的感觉，因此，需要拿捏好尺度。如果是单个收件人，可以按照对方职务来称呼；如果不了解职务，但是知道性别，可以用“某先生、某女士”来进行称呼；如果职务、性别均不了解的情况下，可以使用“Hi、Dear”等泛称。如果是多个收件人，建议大家统称“大家、ALL”等话术，既低调礼貌，又不失自己的职场严谨态度。

邮件正文是最令人头疼的一个部分，怎么样才能用简短的语句把核心内容表述清楚？怎么样才能让领导或者客户看到核心点？这就需要我们在撰写邮件正文时，首先表达论点，阐述动机，即为什么要这样做；然后注明为了达成目标需要做出哪些规划部署；整个事件中，哪些内容需要领导审批，哪些内容需要领导协调其他资源，这些内容都需要清晰的表述出来。

只有把邮件目的、收件人相应职责表述出来，才能让领导第一时间了解这个项目，也了解自己需要配合做什么内容。

三、办公邮件附件规范

邮件附件，一般是对邮件正文的补充说明，可以在正文结尾处告知收件人附件的内容，提醒对方查看附件信息。同时，附件名称不建议随意命名，一定要结合邮件主题和正文，让收件人能发现附件。如果附件较大时，可以选择超大附件发送，也方便对方下载解压。

四、办公邮件结尾规范

大部分公司员工的邮件结尾签名是统一模式、固定设置好的，包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息。如果没有这些签名信息，就建议每个发件人可以注明自己的名字、职务和联系方式，方便对方追踪核实。

五、办公邮件回复规范

虽说发邮件很重要，但回复他人邮件同等重要。回复邮件要牢记：快速响应、准确回复、内容简短。一般要求在12小时之内完成邮件回复，如果邮件中涉及到的事情需要跨部门沟通解决，12小时内难以给到答复，就需要我们先回复邮件，并告知对方已经在处理中，解决之后立马反馈，可以减少对方的等待时间。

职场晋级并不是一蹴而就的，需要我们在日常交际沟通、办公邮件传达、工作事项处理中不断积累经验，从而为自己的职场逆袭做铺垫。