职场打语音电话的注意事项有哪些?

51米多多  发布于  2022-01-27

随着微信用户群体不断扩大,微信在职场交际中的使用频次越来越高。可以说,每一个职场人每天都要用到微信,除了微信文字信息和语音信息发送以外,微信还可以提供语音电话服务。那么,对于职场人来说,日常工作中打语音电话的注意事项有哪些?今天便给大家一一道来。

一、选择恰当时间,提前做好预约

职场人士要把握拨打语音电话的时间,一般比较合适的时间为:早上八点以后和晚上十点之前,尽量避开午饭和晚饭时间,以免打扰对方进餐。

另外,对于职场人来说,建议大家在跟重要客户、领导、长辈进行语音电话之前,一定要在微信端通过文字信息跟对方确定好时间,以免对方正在开会,或者正在进行其他语音沟通,从而扰乱对方。要知道,提前做好预约,是职场人必须注意的一个点。

二、必须进行礼貌问候和自我介绍

职场人士在打语音电话的时候,其开场白尽量使用一些礼貌性的问候语,比如:您好、您现在说话方便么?或者不好意思打扰下您,紧接着便是进行自我介绍、确认对方身份、说明电话缘由等,切忌大家一上来不问青红皂白,张口便是连环炮式轰炸。这样做,会让对方摸不清你的电话目的,从而拒绝与你沟通,或者排斥你的沟通需求,最终没有达到沟通目的。因此,在语音电话时,一定要进行礼貌性问候和自我介绍。

三、重要的事情,做好充足准备

职场人士遇到向上级领导汇报重要工作或向客户说明复杂问题的情况时,建议大家最好做到以下三点:

1、打好草稿,确保在流畅表述的情况下,再拨通语音电话。

2、在时间相对紧迫的情况下,建议大家运用结构化方式进行表述,即先说结论,然后表述原因,整体上条理清晰,也会避免产生歧义。同时,切忌在打电话时,扯到其他与本次会议目的不相关的事项上,从而让对方听得云里雾里、抓不住要点。

3、如果语音电话内容较多,担心被对方遗忘时,建议大家做好沟通记录,以免因为双方遗忘或错漏而造成工作失误。

四、把握好自己的说话状态

职场人士不论拨打还是接听电话都要注意语速、说话的节奏。电话过程中,虽不谋面,但声音的状态、语速节奏等都会反映出职场人士的心理状态,所以说话时尽量以良好的、成熟的方式应对。避免出现:声音高低不一、出现杂音等其他声音,以免扰乱双方的沟通质量。

综上所述,以上便是“职场打语音电话的注意事项”等内容,希望可以帮到大家。如果大家也经常遇到打语音电话的情况时,建议大家按照以上内容来不断完善自己的行为举止等,从而给对方留下一个良好的印象。

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